„Zur Kasse bitte!“

Kasse machen – kassieren – sind tägliche Begrifflichkeiten unserer Sprache, die uns auch täglich im Alltag begegnen. Aber was steckt hinter dem Ding hinter der Ladentheke? Was kann eine Kasse? Gibt es für verschiedene Aufgabenfelder auch verschiedene Kassen und – was muss eine Kasse heutzutage können? Wo liegen die Unterschiede? Worauf muss ich achten, wenn ich mein Kassensystem aufrüsten oder eine Kasse anschaffen möchte? Die gesetzliche Lage hat sich nämlich gerade erst verschärft. Aber eins nach dem anderen.

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem ist im Wesentlichen nichts anderes als eine EDV-Lösung um Peripheriegeräte oder –software in eine PC- oder elektronische Registrierkasse einzubinden.

Eine Registrierkasse ist wiederrum ein Datenerfassungsgerät, das auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen spezialisiert ist. Sie rechnet Bargeldumsätze ab und erstellt Belege. Es gibt in der technischen Umsetzung verschiedene Systeme – offene (Standard-Hardware, Standardbetriebssystem und Kassensoftware) oder geschlossene (Hard- und Softwareeinheit). Eine leistungsfähigere Registrierkasse wird auch als Kassensystem oder POS-System (Point-of-Sale) bezeichnet und verkauft.

Bei der Einbindung verwendet eine PC-Kasse ein markteigenes Betriebssystem und archiviert Daten auf einem internen Datenträger oder übermittelt diese auf einen externen Datenträger. Während heutzutage fast jeder Verbraucher seine privaten Daten wie Bilder oder Dateien in einer Cloud speichert, setzt sich dieser Trend mittlerweile auch bei Kassensystemen durch. Da es mittlerweile strenge Anforderungen an die Archivierung dieser Daten gibt (GoBS und GdPdU), die auch stetig verschärft werden, ist so eine Cloud quasi ein Sicherheitsbackup der zusätzlich auch lokal gespeicherten Daten und wird somit gern verwendet.

Des Weiteren kann eine Kasse zusätzliche Hardware beinhalten, wie z.B. einen Thermobondrucker, einen Barcodescanner, Kassenschubladen, vorprogrammierte Tastaturen, Kundenanzeigen oder auch Etikettendrucker. Jedoch setzt sich der Trend zu Touchmonitoren, uns bekannt aus dem Freizeitbereich (Smartphone, Tablet) auch hier langsam durch.

Die Software der Kasse ist ein Programm, das den Vorgang des Kassierens abbildet und somit den Geschäftsvorfall als solchen dokumentiert. Während der Kunde den Kassenbon als Beleg und bei mancher Ware z.B. als evtl. Umtauschgaranten mit nach Hause nimmt, bleibt auch in der Kasse der Vorgang gespeichert – vor allen Dingen für die Abrechnung.

Es gibt zwei gängigen Kassensystemarten, eine für die Gastronomie und eine für den Handel.

Gastronomie

Eine Kasse in der Gastronomie hat nicht nur eine Registrierkassenfunktion, sondern auch Funktionen als Bestell- und Informationssystem. Je nach Typ unterscheiden sich hier die Umfänge der Funktionen. Eine Gastronomie mit Fast Food z.B. hat meist keine Bedienungen für die Tische (Systemgastronomie) und benötigt z.B. Funktionen wie Cash und Carry. Bestell- und Zahlvorgang finden gleichzeitig in einem Ablauf statt. Habe ich aber eine Gastronomie mit Tischen und Bedienpersonal, brauche ich Funktionen zur Tischbuchung, Umbuchungen, Tischzahlungen usw.

Handel

Der Handel interessiert sich für andere Dinge, als die Gastronomie. Hier sind die Vorlieben einzelner Kunden und ihre Gewohnheiten beim Einkaufen von großem Interesse für die Statistik. Über die Hälfte aller Verkäufe im Handel finden heutzutage mit Kundenkarten oder Bonuskarten statt, was den Käufer deutlich durchsichtiger macht und dem Unternehmen die Möglichkeit bietet, sich noch besser auf den Kunden einzustellen und ihn an sich zu binden.

Viele Kassensysteme stehen heute in Verbindung mit der Materialwirtschaft oder der Finanzbuchhaltung, was einen Datenaustausch der Lagerartikel, der Kundenstatistiken oder der Umsätze pro Warengruppe ermöglicht. Alle Verkäufe sind über einen Strichcode oder PLU-Code gespeichert, die einzige Ausnahme bieten Waren, die nach Gewicht abgerechnet werden (z.B. Obst, Gemüse etc.). Zusatzfunktionen wie verschiedene Zahlungswege (Bar, Gutschein, Kreditkarte), Gutscheinverwaltung oder Kundenkontoverwaltung sowie Schnittstellen für externe Geräte sind natürlich optional erhältlich.

Was muss eine Kasse heute können?

Auch, wenn die gesetzlichen Vorgaben sich gerade geändert haben, gibt es keinen Grund, in Panik zu verfallen. Es gibt für alles Übergangsfristen und auch nach wie vor die Möglichkeit, ganz auf elektronische Kassen zu verzichten.

Es gibt auch im Jahr 2017 keine Pflicht, eine elektronische Kasse zu verwenden. Immer wieder verunsichern Hersteller derzeit den Einzelhandel und die Gastronomie. Kritisch wird es erst Ende 2022 zu Ablauf der Übergangsfristen, je nachdem, was für ein System man bisher nutzt muss man nur einige Dinge beachten.

Alle Ladeninhaber in Deutschland müssen ihre elektronische Registrierkasse auf kurz oder lang auf ein sogenanntes fälschungssicheres System (Fiskalkasse) umstellen. Eine Fiskalkasse/Speicher ist eine gesicherte Speichereinheit in einer Registrierkasse, in der Umsatzdaten abgelegt und gespeichert werden, sodass sie nicht manipuliert werden können und somit von der Finanzbehörde zu Prüfungszwecken verwendet werden können.

Die Systeme zur Aufzeichnung müssen ab 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, um das Löschen von Umsätzen im Nachhinein zu verhindern und somit dem Steuerbetrug vorzubeugen. Die hierfür nötigen Anforderungen zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dabei wird betont, dass die Lösungen dabei technologieoffen und herstellerunaghängig sein sollten.

Was Sie beachten müssen hängt also davon ab, ob Sie bereits ein Kassensystem haben, das aufgerüstet werden müsste, oder ob sie ein neues Kassensystem erwerben. Haben Sie bereits ein Kassensystem, haben Sie eine Übergangsfrist bis Ende 2022. Kaufen Sie neu, müssen Sie ab Januar 2020 auf dem erwarteten Standard sein, weshalb es Sinn macht, sich jetzt bereits passend einzudecken, wenn Sie über den Erwerb eines Kassensystems nachdenken.

Sehr alte Kassen müssen bereits ab diesem Jahre ersetzt oder aufgerüstet werden, wenn sie z.B. Umsätze seit zehn Jahren unverändert speichern. So ein Kassensystem muss umgerüstet werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Sollte eine Aufrüstung nicht möglich sein, müssen sie ersetzt werden. Bei Nichtbeachtung kann es sonst bei der nächsten Betriebsprüfung zu hohen Strafgeldern oder auch Steuernachzahlungen kommen.

Sollte man bisher eine sogenannte „offene“ Ladenkasse führen, bei der prinzipiell jedes einzelne Handelsgeschäft aufgezeichnet werden muss, darf man dies weiterhin tun. Allerdings muss man täglich den Kassenbestand (Ermittlung durch Zählung), die Bareinlage, die Ausgaben und die Barentnahmen (Tageseinnahmen) protokollieren.